COA là gì? Giải mã tầm quan trọng của COA

Giấy chứng nhận phân tích (COA) là tài liệu mà các nhà sản xuất chứng minh sản phẩm của có tuân thủ các yêu cầu của khách hàng hay không. COA giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc trả lại, thu hồi hoặc khiếu nại của khách hàng gây tốn kém. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu COA là gì và chính xác lý do tại sao COA lại quan trọng đối với doanh nghiệp.

1. COA là gì?

COA viết tắt của Certificate Of Analysis. COA là giấy chứng nhận phân tích những thành phần của sản phẩm. COA được sử dụng để xác nhận hàng hoá xuất khẩu có đáp ứng đủ những thông số nhất định. Bao gồm các tính chất hóa học, vật lý như thành phần, độ ẩm, độ pH, vi khuẩn,… của sản phẩm.

COA là tài liệu mà nhà sản xuất, người bán hàng cung cấp cho người mua những thông tin về thành phần và thuộc tính của sản phẩm.

2. Những sản phẩm cần có giấy chứng nhận COA

Nếu doanh nghiệp của bạn đang kinh doanh những nhóm mặt hàng liệt kê dưới đây thì giấy chứng nhận phân tích COA là cần thiết và luôn được yêu cầu xuất trình:

• Các sản phẩm hóa mỹ phẩm, dược phẩm như thuốc, thực phẩm chức năng, tinh dầu, …
• Thực phẩm, gia vị thực phẩm
• Rượu bia
• Hóa chất

3. Mục đích của giấy chứng nhận phân tích COA là gì?

Trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất không có phòng thí nghiệm mà khách hàng lại yêu cầu công khai thành phần đặc điểm của sản phẩm thì giấy chứng nhận COA chính là giải pháp hữu hiệu. Bởi vì:

• Giấy chứng nhận COA cung cấp kết quả xét nghiệm các thông số chất lượng sản phẩm. Các kết quả này mang tính khách quan, minh bạch. Khách hàng khi mua có thể dựa vào kết quả để làm cơ sở lựa chọn sản phẩm đảm bảo an toàn, vệ sinh.
• Đồng thời, kết quả trên giấy chứng nhận COA của trung tâm kiểm nghiệm là cơ sở cho các nhà nhập khẩu. Chứng nhận giúp họ có thể kiểm tra thành phần và chất lượng của sản phẩm nhập.
• Giấy chứng nhận COA giúp định danh mã số của lô hàng hóa trong các tờ khai nhập khẩu. Cơ quan quản lý có thể áp dụng mã số thuế một cách chính xác.
• Chứng nhận COA còn giúp doanh nghiệp nhập khẩu, cơ quan chức năng và hải quan có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu các sản phẩm đủ tiêu chuẩn lưu hành

Ngày nay, vô số mặt hàng được sản xuất bởi nhiều nhà cung ứng khác nhau. Một công ty thường khó theo dõi nguyên vật liệu một cách liền mạch ngay từ đầu đến cuối quy trình sản xuất sản phẩm. Các công ty ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào các nhà cung ứng nguyên liệu chất lượng cho thành phẩm. Vì vậy, giấy chứng nhận COA là tài liệu quan trọng để chứng minh chất lượng sản phẩm bạn đang sản xuất đáp ứng được mong đợi của khách hàng.

4. Nếu sản phẩm không có COA thì như thế nào?

Nhiều doanh nghiệp biết rằng việc sản phẩm có giấy chứng nhận COA có những lợi thế. Nhưng nhiều người lại cho rằng COA quá tốn kém và mất thời gian. Tuy nhiên, nếu không đưa ra COA đáng tin cậy và chính xác thì doanh nghiệp có thể phải đối mặt với hậu quả kinh doanh và pháp lý. Chúng có thể là:

• Giảm niềm tin của khách hàng vào sản phẩm. Thậm chí bạn có thể bị mất khách hàng.
• Tăng số lần thu hồi sản phẩm, làm lãng phí thời gian và tiền bạc của công ty.
• Quá trình thủ tục như kiểm toán, kiểm tra an toàn, vệ sinh, … trở nên phức tạp hơn
• Các đối thủ cạnh tranh trên thị trường có thể đạt được lợi thế khi họ có giấy chứng nhận COA. Trong khi đó, công ty của bạn thì không.

Giá của việc không có COA là khá cao, cao hơn nhiều so với chi phí để xét duyệt chứng nhận COA ngay từ đầu. Nếu không có những tài liệu này, công ty của bạn rất có thể bị mất tiền, khách hàng và thậm chí cả uy tín trong ngành nghề đang kinh doanh. Mặc dù quá trình bắt đầu tạo lập hồ sơ COA có vẻ khó khăn nhưng hệ thống quản lý tài liệu (DMS) bằng công nghệ hiện nay đã có thể giúp ích rất nhiều.

5. Tinh dầu thiên nhiên có cần COA không?

Một câu hỏi được đặt ra là tinh dầu từ thiên nhiên có cần COA không, khách mua hàng có cần hỏi về COA không? Câu trả lời là có, rất cần thiết.

Giấy chứng nhận COA là một giấy tờ vô cùng quan trọng. Bởi lẽ giấy chứng nhận cho chúng ta biết, trước khi quyết định mua tinh dầu:

• Tinh dầu thiên nhiên đã được kiểm định chất lượng tại đơn vị uy tín trước khi đưa ra thị trường và nhập khẩu.
• Tinh dầu có chứng nhận xuất xứ sản phẩm. Nhà sản xuất tinh dầu đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sản xuất như tiêu chuẩn ISO, GMP-WHO, …
• Doanh nghiệp phân phối tinh dầu đáp ứng đầy đủ điều kiện kinh doanh
• Khách hàng không thể chỉ dựa vào cảm quan để nhận biết tinh dầu. Vì vậy cần có các tiêu chuẩn, thành phần để đánh giá chất lượng của tinh dầu .

Trong hơn 11 năm qua, Kobi Việt Nam được các SPA, Công ty Dược phẩm, Hệ thống nhà hàng, Khách sạn, Resort cao cấp và người tiêu dùng Việt biết đến là Công ty chuyên nhập khẩu và phân phối các loại tinh dầu thiên nhiên, nguyên chất, chất lượng hàng đầu tại Việt Nam.

Tất cả các sản phẩm của Kobi Việt Nam đều được cung cấp bởi các đối tác uy tín tại Ấn Độ, Pháp, Bulgari, Italia, Indonesia, …, được kiểm định chất lượng chặt chẽ, có đầy đủ các giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ sản phẩm (CO), chất lượng sản phẩm (COA, MSDS, Test Report…), Hóa đơn GTGT.  Vì vậy, quý khách hàng hoàn toàn yên tâm khi chọn mua và sử dụng bất kỳ sản phẩm nào của chúng tôi.

6. Giấy chứng nhận COA gồm những nội dung gì?

6.1. Yêu cầu chung của FDA

Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA) liệt kê các yêu cầu cụ thể đối với từng tài liệu COA mà công ty của bạn sản xuất. Nhìn chung có một số thông tin cơ bản như sau:

• Định danh sản phẩm: phần này thường chứa các thuật ngữ phổ biến như số lô, mã sản phẩm và mô tả. Nó giúp xác định sản phẩm đang tiến hành COA, tránh nhầm với sản phẩm khác.
• Dữ liệu vận chuyển: thường bao gồm tên và địa chỉ của khách hàng, đơn đặt hàng ban đầu hoặc điểm đến của sản phẩm. Nội dung này được cung cấp để đáp ứng các yêu cầu vận chuyển, giúp khách hàng xác nhận tài liệu được ủy quyền.
• Kết quả xét nghiệm: Phần này là thông tin quan trọng nhất trong COA. Nó nêu các đặc điểm cụ thể, kết quả thử nghiệm về tiêu chuẩn ngành, yêu cầu quy định của nhà nước, yêu cầu cụ thể của khách hàng. Trong một số trường hợp, các tiêu chuẩn thực hiện dự kiến ​​cũng sẽ được ghi chú để tham khảo.
• Chữ ký của trung tâm: Phần cuối cùng này của COA bao gồm chữ ký của trung tâm kiểm nghiệm. Đó là bằng chứng rằng sản phẩm đã được kiểm tra, có đạt đủ điều kiện tiêu chuẩn hay không.

Nếu không có từng phần và dữ liệu này, COA của bạn sẽ không được tính là hợp pháp đối với sản phẩm của bạn. Bạn có thể gặp rắc rối về pháp lý, kinh doanh,…

6.2. Thông tin cụ thể trong kết quả xét nghiệm

• Hạn sử dụng và ngày thử lại của sản phẩm: Hạn sử dụng là ngày hết hạn của sản phẩm.
• Ngày thử lại: Là ngày cần mang mẫu thử đến trung tâm kiểm nghiệm để phân tích lại. Người ta sẽ đánh giá những thay đổi của mẫu từ ngày sản xuất đến ngày thử lại. Các giá trị phản ánh những ảnh hưởng và đánh giá chất lượng của sản phẩm trong quá trình lưu trữ, bảo quản mẫu.
• Độ tinh khiết: Trong quá trình sản xuất, các phương pháp kiểm soát của doanh nghiệp được sử dụng để đảm bảo sản phẩm không suy giảm chất lượng, tạp nhiễm. Giấy chứng nhận COA giúp phân tích mức độ độ tinh khiết của mẫu và so sánh tham chiếu với tiêu chuẩn.
• Một số thông số khác như sai số, khoảng tin cậy, các quy trình tiến hành thử nghiệm, tính đồng nhất của các lô …
• Chứng minh nguồn gốc: doanh nghiệp cần ghi chép đầy đủ, thông tin dùng để truy xuất nguồn gốc.

7. Những đơn vị có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận COA

Ở nước ta, có một số trung tâm kiểm nghiệm có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận COA. Doanh nghiệp có thể mang mẫu đến những nơi dưới đây:

• Viện Y tế công cộng trực thuộc Bộ Y tế.
• Trung tâm chất lượng Nông Lâm Thủy sản vùng 4.
• Các trung tâm kiểm nghiệm độc lập đạt chuẩn ISO 17025, đã được nhà nước quy định trách nhiệm về việc cấp giấy chứng nhận COA

Sau khi nhận được mẫu thử, trung tâm kiểm định sẽ tiến hành kiểm tra, lập hồ sơ COA, báo cáo kết quả kiểm định và gửi lại cho doanh nghiệp.

8. Cách quản lý giấy chứng nhận COA như thế nào?

Ngày nay, một doanh nghiệp có rất nhiều sản phẩm được cấp giấy chứng nhận COA.

Nếu bạn quản lý giấy tờ theo cách thủ công thì tăng khả năng xảy ra sai sót của con người và làm mất đi hiệu quả kinh doanh.

Vì vậy, công nghệ hiện đại với hệ thống quản lý tài liệu giúp bạn sắp xếp tất cả các COA của mình. Bạn có thể quản lý, tìm kiếm, xuất báo cáo, … một cách nhanh chóng. Từ đó, tăng hiệu quả làm việc và kinh doanh của doanh nghiệp.

Trên đây là một số thông tin cần thiết về giấy chứng nhận COA. Kobi hy vọng bài viết giúp bạn hiểu hơn về những tiêu chuẩn của sản phẩm mà chúng tôi đang phân phối. Nếu bạn quan tâm tìm hiểu, sử dụng tinh dầu, dầu nền hoặc các sản phẩm phụ trợ thì hãy liên hệ với chúng tôi qua website, fanpage chính thức để được tư vấn.

Tài liệu tham khảo

1. https://info.docxellent.com/blog/why-you-need-a-certificate-of-analysis